Die grundlegenden Funktionalitäten des Moduls sind:
– Einstellung neuer Mitarbeiter
– Zuweisung von Projekten und Änderungen an Mitarbeiter
– pZuweisung von Zugangskarten
– Aktivierung/Deaktivierung von Mitarbeitern
Ansicht der Mitarbeiterliste
Eine aggregierte Liste ermöglicht ein einfaches Durchsuchen und Suchen von Mitarbeitern.
Oberhalb der Liste gibt es eine Volltextsuchmaschine und Filter für die Suche nach Mitarbeitern nach Projekt und nach Status.
Die Akte des Mitarbeiters enthält neben den persönlichen Daten auch Informationen über die zugewiesenen Projekte und die Zugangskarten.
Persönliche Daten
In der Rubrik „Persönliche Daten“ werden grundlegende Informationen über den Arbeitnehmer erfasst: sein Status, Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefonnummer.
Projekte
In der Rubrik „Projekte“ werden die dem Mitarbeiter zugewiesenen Projekte und Änderungen angezeigt.
Je nach Ihren Rechten können die zugeordneten Daten aktiviert/deaktiviert, gelöscht oder dem Mitarbeiter weitere Projekte und Änderungen hinzugefügt werden.
Karten
Der Bereich „Karten“ dient der Verwaltung von Mitarbeiterausweisen.
Je nach Ihren Rechten können zugewiesene Karten aktiviert/deaktiviert, gelöscht oder neue Karten für den Mitarbeiter hinzugefügt werden.
Hinzufügen einer neuen Karte für einen Mitarbeiter
Es gibt 3 Methoden, um Karten hinzuzufügen:
1) durch Generierung einer PIN, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, die Karte selbst in das Lesegerät einzulegen. Bei dieser Option wird die Kartennummer automatisch in die Anwendung eingefügt, nachdem der Mitarbeiter die PIN korrekt am Lesegerät eingegeben hat.
2) Durch Eingabe der Kartennummer in das Feld „Nummer (ID) eingeben“.
3) Durch Herunterladen der Karten-ID über das Lesegerät
Um den Download der ID zu starten, wählen Sie die Schaltfläche „ID vom Lesegerät herunterladen“
Je nachdem, wie viele Lesegerät Sie haben, fordert das System Sie auf, den Lesegerät auszuwählen, an dem die Kartennummer überprüft werden soll.
Wenn das Unternehmen nur ein Lesegerät hat, wird der obige Bildschirm nicht angezeigt und die Anwendung wechselt in den Kartenwarmhaltemodus.
Legen Sie die Karte zu dem auf dem Bildschirm angegebenen Zeitpunkt in das Lesegerät ein.
Wenn der Vorgang erfolgreich ist, zeigt das System eine entsprechende Meldung an und fügt die Karte dem Mitarbeiter hinzu.
Wenn beim Lesen der Karte Fehler auftreten, zeigt die Anwendung eine Meldung über die Gründe an.
Wenn das Hinzufügen der Karte fehlschlägt, muss der Vorgang erneut durchgeführt werden.
Hinzufügen eines Mitarbeiters
Um einen Mitarbeiter zum System hinzuzufügen, wählen Sie das Symbol verfügbar unter der Liste der Beschäftigten.
Das Hinzufügen eines Mitarbeiters besteht aus drei Schritten:
1) Hinzufügen persönlicher Daten -In dieser Phase müssen Sie die grundlegenden Informationen über den Arbeitnehmer eingeben: Vor- und Nachname (Pflichtfelder), Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und bestätigen mit „Weiter“
2) Projekte hinzufügen – Nach Auswahl der in der Auswahlliste verfügbaren Projekte ermöglicht das System die Anmeldung des Mitarbeiters. Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ wird ein neues Mitarbeiterprofil erstellt.
3) Karten hinzufügen – Das Hinzufügen einer Karte ist nicht erforderlich, um ein Mitarbeiterprofil zu erstellen. Schritt 3 kann übersprungen werden (Schaltfläche „Überspringen“) und jederzeit auf dem Bildschirm des Mitarbeiterprofils unter „Karten“ abgeschlossen werden.
Einfuhr von Arbeitnehmern
Mit dem Massenimport können Sie mehrere Mitarbeiter auf der Grundlage einer xls-Datei hinzufügen.
Um einen Massenimport auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol unter der Liste der Mitarbeiter und dann auf die Option „Massenimport“.
Laden Sie im Arbeitsfenster Import die Datei mit der vorbereiteten Mitarbeiterliste im xls-Format hoch.
Eine Beispielstruktur mit einer herunterladbaren Datei finden Sie unter dem Link „“Vorlage herunterladen”.
Die xls-Datei sollte Spalten mit Daten enthalten:
– Name*
– Vorname*
– Externe ID (z. B. eine Nummer aus dem Personal- und Gehaltsabrechnungsprogramm)
– E-mail*
– Arbeitnehmerstatus*: 0 – inaktiv, 1 – aktiv
– Projekte, denen der Mitarbeiter zugewiesen werden soll – mehrere Projekte können durch ein Komma getrennt hinzugefügt werden
– Zugangskartennummern
– Tags – mehrere Tags können hinzugefügt werden, getrennt durch ein Komma
* Erforderliche Felder
Vor dem Laden der Datei müssen die im Arbeitsbereich verfügbaren Optionen aktiviert/deaktiviert werden:
- Überschriften überspringen – Aktivieren Sie diese Option, wenn die erste Zeile in der xlsx-Datei eine Spaltenüberschrift mit Beschreibung ist
Wenn beim Laden der Datei eine falsche Dateistruktur festgestellt wird, zeigt das System eine Meldung mit Informationen an.
Nach dem Laden der xls-Datei zeigt das System die Ergebnisse der Verarbeitung der Datei zusammen mit eventuellen Kommentaren an.
Es sind drei Status der Dateiverarbeitung möglich: OK, Warnung, Fehler. Vor dem endgültigen Hinzufügen von Mitarbeitern ist es möglich, falsche Daten anhand der angezeigten Kommentare zu löschen oder zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren (Schaltfläche „Abbrechen“).
Die angezeigten Daten können nach dem ausgewählten Mitarbeiter und dem Bearbeitungsstatus gefiltert werden.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen“ klicken, fügt das System Mitarbeiter mit dem Status „OK“ und „Warnung“ hinzu. Mitarbeiter mit dem Status „Fehler“ werden nicht hinzugefügt. 