Podstawowe funkcjonalności modułu to:
– dodawanie nowych pracowników
– przypisywanie projektów i zmian do pracowników
– przypisywanie kart dostępu
– aktywacja/dezaktywacja pracownika
Widok listy pracowników
Zbiorcza lista umożliwia łatwe przeglądanie i wyszukiwanie pracowników.
Nad listą dostępna jest wyszukiwarka pełnotekstowa oraz filtry wyszukania pracowników po projekcie oraz po statusie.
W kartotece pracownika znajdują się jego dane osobowe oraz informacja o przypisanych projektach i kartach dostępu.
Dane osobowe
W zakładce „Dane Osobowe” zarejestrowane są podstawowe informacje o pracowniku: jego status, imię i nazwisko, data urodzenia, e-mail, numer telefonu.
Projekty
W zakładce „Projekty” widoczne są projekty oraz zmiany przypisane do pracownika.
W zależności od posiadanych uprawnień przypisane dane można aktywować/dezaktywować, usunąć lub dodać pracownikowi kolejne projekty i zmiany.
Karty
Zakładka „Karty” służy do zarządzania kartami dostępu pracownika.
W zależności od posiadanych uprawnień przypisane karty można aktywować/dezaktywować, usunąć lub dodać pracownikowi nowe karty.
Dodanie nowej karty dla pracownika
Aby dodać kartę dla pracownika należy znać jej numer ID.
Jeśli numer jest znany można go wpisać w pole „Wpisz numer (ID)”
Inną opcja jest pobranie ID karty za pomocą czytnika.
Czytnik odczyta numer karty po jej przyłożeniu i prześle go do aplikacji.
Aby uruchomić proces pobierania ID należy wybrać przycisk „Pobierz ID z czytnika”
W zależności od ilości posiadanych czytników system może poprosić o wybór czytnika na którym będzie weryfikowany numer karty.
Jeśli firma posiada jeden czytnik powyższy ekran nie będzie wyświetlony i aplikacja przejdzie w tryb oczekiwania na przyłożenie karty.
W podanym na ekranie czasie należy przyłożyć kartę do czytnika.
Jeśli operacja przebiegnie pomyślnie, system wyświetli stosowny komunikat i doda kartę do pracownika.
W przypadku wystąpienia błędów podczas odczytu karty aplikacja wyświetli komunikat o jego przyczynach.
Jeśli dodanie karty zakończy się niepowodzeniem procedurę należy przeprowadzić ponownie.
Dodawanie pracownika
Aby dodać pracownika do systemu należy wybrać ikonę dostępną pod listą pracowników.
Dodawanie pracownika składa się z trzech kroków:
1) dodanie danych osobowych – na tym etapie należy podać podstawowe informacje o pracowniku: imię i nazwisko (pola obowiązkowe), datę urodzenia, adres e-mail, numer telefonu i zatwierdzić przyciskiem „Kontynuuj”
2) dodanie projektów – po wybraniu projektów dostępnych na liście wyboru system umożliwia zapisanie pracownika. Po kliknięciu przycisku „Dodaj” zostanie utworzony profil nowego pracownika.
3) dodanie kart – dodanie karty nie jest wymagane do prawidłowego utworzenia profilu pracownika. Krok 3 może zostać pominięty (przycisk „Pomiń”) i dokończony w dowolnym momencie na ekranie profilu pracownika w zakładce „Karty”.
Import pracowników
Import masowy umożliwia dodanie wielu pracowników na podstawie pliku xls.
Aby wybrać import masowy należy wybrać ikonę ikonę dostępną pod listą pracowników, a następnie kliknąć opcję „Import masowy”.
W oknie roboczym importu należy wgrać plik z przygotowaną listą pracowników w formacie xls.
Przykładowa struktura z plikiem do pobrania znajduje się pod linkiem „Pobierz szablon”
Plik xls powinien zawierać kolumny z danymi:
– Nazwisko*
– Imię*
– Zewnętrzne ID (np. numer z programu kadrowo-płacowego)
– E-mail*
– Status pracownika*: 0 – nieaktywny, 1 – aktywny
– Projekty do których ma być przypisany pracownik – można dodać wiele projektów, oddzielonych przecinkiem
– Numery kart dostępu
– Tagi – można dodać wiele tagów, oddzielonych przecinkiem
* Pola wymagane
Przed wczytanie pliku należy zaznaczyć/odznaczyć opcje dostępne w obszarze roboczym:
- Pomijaj nagłówki – należy zaznaczyć opcję jeśli pierwszym wierszem w pliku xlsx jest
nagłówek kolumny z opisem
W przypadku błędnej struktury pliku podczas wczytywania pliku system wyświetli komunikat z
informacją.
Po wczytaniu xls system wyświetli wyniki przetwarzania pliku wraz z uwagami.
Możliwe są trzy statusy przetwarzania plików: OK, ostrzeżenie, błąd. Przed ostatecznym dodaniem
pracowników istniej możliwość usunięcia błędnych danych na podstawie wyświetlonych uwag lub
powrót do poprzedniego ekranu (przycisk „Anuluj”).
Wyświetlone dane mogą być filtrowane po wybranym pracowniku oraz statusie przetworzenia.
Po kliknięciu przycisku „Dodaj pracowników” system doda pracowników ze statusem „OK” oraz
„ostrzeżenie”. Pracownicy ze statusem „błąd” nie zostaną dodani. 